Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi Ve İmhası Politikası
SİEDRES TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI, İŞLENMESİ VE İMHASI POLİTİKASI
GİRİŞ
Siedres Tekstil Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Siedres” veya “Şirket”) olarak kişisel verilerinizin güvenliğine ve özel hayatınızın gizliliğine saygı duyuyor ve korunmasına önem veriyoruz. Tarafımızla paylaşmış olduğunuz kişisel verilerinizin işlenmesi, aktarılması, saklanması ve imhası ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya ”Kanun”) kapsamındaki kişisel verilerinizin kullanımı ve korunmasına dair haklarınız konusunda sizleri bilgilendirmeye yönelik olarak hazırlanan bu Kişisel Verilerin Korunması, İşlenmesi ve İmhası Politikasını (“Politika”) dikkatine sunarız.
Bu Politika’da açıklandığı şekilde kişisel verileriniz ilgili mevzuat kapsamında kaydedilebilecek, arşivlenebilecek, güncellenebilecek, aktarılabilecek, sınıflandırılabilecek, KVKK ve ilgili mevzuatta sayılan şekillerde işlenebilecektir.
Bu Politika ile size kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tüm bilgileri açık ve anlaşılır bir şekilde sunmaya çalıştık. Politika’yı okuduktan sonra kişisel verilerinizi kullanımımız hakkında herhangi bir sorunuz olması durumunda aşağıdaki iletişim bilgilerini kullanarak her zaman bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Siedres Tekstil Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi
Adres: Merkez Mah. Bağlar Cad. No: 14C/6 Kağıthane, İstanbul
Telefon Numarası: +90 850 242 64 69
Elektronik Posta Adresi: info@siedres.com
Web Adresi: www.siedres.com
Bu Politika’nın kapsamı, veri sahibi sizlerin tüm kişisel verilerinin işlenmesi, korunması ve imhası için geçerlidir. Sahip olduğumuz ya da bizim tarafımıza yönetilen kişisel verilerinizin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel verilerinizin işlenmesine yönelik faaliyetlerimizde bu Politika uygulanır.
Ticari İletişim Süreçleri
Ticari iletişim izni/açık rızası vermeniz halinde genel veya size özel kişiselleştirilmiş kampanyalar, avantajlar, promosyonlar, reklamlar, bilgilendirmeler, pazarlama faaliyetleri ile size yönelik ticari iletişim faaliyetlerinde (SMS, e-posta, arama vb.) bulunulabilmesi, ürün ve hizmetlerimizle ilgili müşteri memnuniyetine yönelik anketlerin, kampanya, yarışma, çekiliş, davet, açılış ve diğer etkinliklere ilişkin davetlerimizin iletilmesi amaçlarıyla kimlik (isim-soyisim) ve iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adresi bilgisi) bilgilerinizi işliyoruz.
Satış Süreçleri
Ürünlerinizin tarafınıza gönderilmesi, gerekli durumlarda ve yeni sipariş süreçlerine ilişkin olarak iletişim kurulması amaçlarıyla kimlik (isim-soyisim, kurumsal müşteri olmanız halinde vergi numarası), iletişim (e-posta, cep telefonu), müşteri işlem (teklif, sipariş, kargo bilgileri), fatura bilgilerinizi ve çalıştığınız kurum bilgilerini işliyoruz.
Yasal Süreçler ve Kurum içi Faaliyetler
Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimizi yerine getirmek, yetkili ve görevli kamu kurum ve kuruluşlarına karşı diğer hukuki yükümlüklerimizi yerine getirmek amaçlarıyla kimlik, iletişim, alışveriş, fatura ve işlem güvenliği (log kayıtları) bilgilerinizi işliyoruz.
Doğacak uyuşmazlıklarda mahkeme, icra dairesi, hakem heyeti gibi resmi kurum ve kuruluşlara karşı her türlü dava, cevap ve itiraz hakkının kullanılması, uyuşmazlıklara ilişkin görüşme ve anlaşma süreçlerinin yürütülmesi, tarafımızdan bilgi talep etmeniz halinde gerekli bilgilerin tarafınıza ulaştırılabilmesi amaçlarıyla ve kurum içi denetim, iç kontrol ve raporlama, test, geliştirme ve iyileştirme çalışmaları kapsamında kimlik (isim-soyisim), iletişim (telefon numarası, e-posta adresi, adres), alışveriş, fatura, işlem güvenliğine ilişkin bilgiler (internet sitesi üyeliği, internet sitesi alışverişleri, ticari iletişim kapsamında izin/açık rıza/sözleşme onayına ilişkin log kayıtları) ile hukuki işlem bilgilerinizi (uyuşmazlık süreçlerine ilişkin yazışma ve dosya bilgileri) işliyoruz.
İnternet sitemiz ve diğer Siedres sistemlerinin üyelik sözleşmeleri, mevzuat ve ahlaka aykırı şekilde kullanımını engellemek, şüpheli işlemlerin ve hukuka aykırı kullanımları tespit edebilmek, bloke etme ve bloke kaldırma işlemlerini yapabilmek için kimlik, iletişim, alışveriş ve sipariş bilgileriniz ile işlem güvenliği bilgilerinizi işliyoruz.
Kişisel verilerinizi yalnızca bu Politika’da belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktayız.
KVKK’ya uygun olarak sağladığımız hizmetlerden yararlanabilmeniz için bizimle paylaştığınız kişisel verileriniz iş ortaklarımız, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri ve yetkili kurum ve kuruluşlarla paylaşılmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişiler ve aktarım amaçları aşağıdaki gibidir:
- Olağan ve özel denetimler esnasında denetçilerle
- Alacakların takibi, hukuki süreçlerin yürütülmesi ve şirketimiz menfaatlerinin korunması için hukuki danışmanlarımızla
- Verileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşlarla
- [Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması amacıyla alınan kamera kayıtlarının otomatik olarak paylaşıldığı güvenlik şirketiyle]
- Fiziksel mekân güvenliğinin ve giriş çıkışların sağlanması amacıyla ziyaretçi listelerinin düzenli olarak paylaşıldığı bina güvenlik ekibiyle
- [Siedres’in çeşitli bilgi işlem sistemlerinin, kullandığı haberleşme altyapısının ve bulut depolama sisteminin tedarikçilerinin yurtdışında bulunması ve yurtdışında bulunan sunucuları kullanması sebebiyle, yurtdışında yerleşik kişilerle]
- Siedres web sitesi kapsamındaki işlemlerin gerçekleştirilmesi için hizmet verenlerimizle, menajerlerle ve yurtiçi ve yurtdışı iş ortaklarımızla
- [Ticari elektronik ileti gönderilmesi amacıyla hizmet sağlayıcı tedarikçimizle]
- [Web sitesi ziyaretçi ve üye müşteri memnuniyeti süreçleri kapsamında destek aldığımız tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımızla]
Hukuka uygun olarak kimlik, iletişim bilgisi, internet sitesi ziyaretçi ve üye müşteri işlemleri, finans, görsel ve işitsel kayıtlar, işlem güvenliği kategorilerinde kişisel verilerinizi işlemekteyiz. Şirket çalışanları bakımından ise ayrıca mesleki deneyim, eğitim ve özlük kategorilerinde kişisel verilerinizi işlemekteyiz.
Web sitemizde, ilgili mevzuattaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya siteyi ziyaret eden sizlerin sitedeki ziyaretlerini, ziyaret amaçlarınızla uyumlu bir şekilde gerçekleştirmenizi temin etmek; sizlere özelleştirilmiş içerikler gösterebilmek ve çevrimiçi reklamcılık faaliyetlerinde bulunabilmek maksadıyla teknik vasıtalarla (Örn. çerezler-cookie gibi) site içerisindeki internet hareketleriniz kaydedilmektedir. Sahibi bulunduğumuz internet sitesi ile iş ortaklarımızın internet siteleri üzerinde kampanyalar düzenlenmekte ve bu alanlarda kişisel veriler işlenebilmektedir. Yapmış olduğumuz bu faaliyetlerle ilgili olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta ve ilgili internet sitesinde detaylı aydınlatma metinleriyle bilgilendirme yapmaktayız.
Kişisel verilerinizi KVKK’daki düzenlemeye uygun olarak hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncelleyerek belirli, açık ve meşru amaçlar için işlemekteyiz. İşlenen kişisel verileriniz, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı, ölçülü olma ilkelerine uygun olarak işlenmekte ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir.
Kişisel verileriniz, aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik Ortamlar |
Elektronik Olmayan Ortamlar |
|
|
Sizlere ait kişisel verileri KVKK’ya uygun olarak aşağıdaki hukuki sebepler doğrultusunda saklamakta ve imha etmekteyiz.
Faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel verileriniz;
- Sözleşmesel ilişkinin devamın sağlanması,
- Ticari faaliyetin gerçekleştirilmesi,
- Siedres’in hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
- 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,
- 5411 sayılı Bankacılık Kanunu,
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 4857 sayılı İş Kanunu,
- 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,
- 4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun,
- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, ve
- bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.
Faaliyetlerimiz çerçevesinde işlemekte olduğumuz kişisel verilerinizin aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklamaktayız:
- Ticari faaliyetleri yürütmek / denetlemek,
- İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek,
- Şirketin hizmet ve mal alım, satış ve pazarlama faaliyetlerini yürütmek ve bu kapsamda gerekli iletişimi sağlamak,
- Mal / hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
- Kurumsal iletişimi sağlamak,
- Şirket güvenliğini ve işlem güvenliğini sağlamak,
- Finansal ve istatistiksel çalışmalar yapabilmek,
- Akdedilen sözleşmeler ve protokoller çerçevesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek,
- Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak,
- İş ilişkisinde bulunduğumuz gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak,
- Yasal raporlamalar yapmak,
- Müşteri/üye süreçlerini yönetmek,
- Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- Erişim yetkilerinin yürütülmesi / denetimi,
- Fuar, organizasyon ve diğer etkinliklerin yönetimi,
- Reklam / kampanya / promosyon süreçlerinin yürütülmesi,
- İlgili kişi seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Yetenek / kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.
Aşağıda sayılan hallerde kişisel verilerinizin işlenme şartlarının ortadan kalktığı kabul edilmektedir:
- Kişisel verileri işlemeye esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- Taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçerli olmaması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi,
- Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kişisel verileri işlemenin hukuka veya dürüstlük kuralına aykırı olması,
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
- İlgili kişinin, KVKK’nın 11 inci maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
- Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi veya yok edilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; KVK Kurulu’na şikâyette bulunulması ve bu talebin KVK Kurulu tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
- KVKK’nın 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
Bu hallerde kişisel verileriniz işbu Politika’da belirlenen sürelere uygun olarak resen veya talebiniz üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel verileriniz bizim tarafından resen veya sizin başvurunuz üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilmektedir.
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklama |
---|---|
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler |
Sunucularda yer alan kişisel verilerinizden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılmaktadır. |
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerinizden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerinizden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler |
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerinizden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklama |
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerinizden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kağıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler |
Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerinizden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. |
İstatistik ve raporlamalarda kullanılması mümkün olan veriyi anonim hale getirmekteyiz. Anonim hale getirme kapsamında kişisel verileriniz; bizim tarafımızdan veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmektedir.
İşlenen kişisel verileriniz, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı, ölçülü olma ilkelerine uygun işlenmekte ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Faaliyetlerimiz kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerinizle ilgili olarak;
- Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri veri envanterinde; ve
- Süreç bazında saklama süreleri ise işbu Politika’da yer almaktadır.
Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde bizim tarafından güncelleme yapılmaktadır. Saklama sürelerinin sonunda ilgili veriler periyodik imha süresi olan 6 ay içinde silinir, yok edilir veya anonimleştirilir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirmekteyiz.
Süreç Bazında Saklama ve İmha Süreleri:
Süreç |
Saklama Süresi |
İmha Süresi |
İnsan Kaynakları Süreçleri (Çalışanlar) |
10 yıl – İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren. 6331 sayılı Kanun Kapsamında. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Çalışan Adaylarının Değerlendirilmesi Süreçleri |
3 yıl – Görüşmenin sona ermesinden itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Hizmet Alınan Firmalarla Sözleşme Akdedilmesi, Sözleşmelerin İşleme Alınması ve İletişim |
10 yıl – Sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
İnternet Sitesi Ziyaretçi / Üye Müşteri İşlemleri – İnternet Sitesi Ziyaretçi / Üye Müşteri Finansal Analiz – Hizmet Analiz |
10 yıl – Sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Pazarlama Faaliyetleri |
10 yıl – Sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Acil Durum - Risk Yönetimi ve Kaza Raporlaması |
10 yıl – Sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Sosyal Medya veya E-Posta Yoluyla Gelen İnternet Sitesi Ziyaretçi / Üye Müşteri Şikayetlerinin Çözüme Kavuşturulması |
5 yıl – Müşteri/üye şikayetlerinin çözüme kavuşturulmasından itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Gelen Tebligatlar |
10 yıl – Ulaştığı tarihten itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Sözleşmeler |
10 yıl – Sözleşmenin sona ermesinden itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Güvenlik Kamera Kayıtları |
2 yıl – Kaydın gerçekleşmesinden itibaren. |
Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde. |
Veri sahibi sizlerin sorularına en kısa süre içinde cevap vermek için gerekli görevlendirmeleri yapmış ve ilgili kanalları oluşturmuş bulunmaktayız. Bu kapsamda , sizlerin sorularına kısa sürede cevap vermek için idari ve teknik düzenlemeleri gerçekleştirmeyi ve günün koşullarına uygun olarak bunları güncellemeyi ve değiştirmeyi ilke edindik.
Kişisel veri sahibi olarak, veri sorumlusu olan Şirketimizden,
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- bu veriler işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talep etme,
- kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanıp kullanılmadığını öğrenme,
- kişisel verilerin gerek yurt içinde gerekse yurt dışına aktarılması söz konusu ise aktarılan kişi ve yerleri öğrenme,
- kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- kişisel verilerinizin düzeltilmesi veya yok edilmesi halinde bu hususun verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemler yoluyla analiz yapılması halinde ortaya çıkan aleyhe sonuçlara itiraz etme, ve
- kişisel verilerinizin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
haklarınız bulunmaktadır.
Veri işleme amacının kalmaması, zamanaşımı sürelerinin geçmesi ve www.siedres.com adresinde yer alan Kişisel Veri Politikası’nda belirlenen saklama sürelerinin geçmesi ve/veya kanunen saklanması gereken kişisel veriler hariç talebiniz halinde kişisel verileriniz imha edilecek veya anonimleştirecektir.
Kişisel veri sahibi olarak, internet sitemizdeki başvuru formunda belirtilen kayıtlı elektronik posta adresine (KEP) e-posta göndererek veya noter vasıtasıyla tebligat göndererek veya iadeli taahhütlü posta yoluyla ya da “Merkez Mah. Bağlar Cad. No: 14C/6 Kağıthane, İstanbul” adresine bizzat başvurarak, veri sorumlusu sıfatıyla Şirketimizden verileriniz hakkında yukarıdaki kapsamda talepte bulunabilirsiniz.